Правильное оформление приказов по делопроизводству

Содержание

Правила оформления приказов

Правильное оформление приказов по делопроизводству

Приказ представляет собой правовой акт, издаваемый единоначально первым лицом организации, ее руководителем.

Умение следовать правилам оформления приказов и составлять их максимально точно напрямую влияет на эффективность управленческой деятельности.

Данный документ должен четко ставить задачу, определять временные рамки и ответственность сотрудников. С него начинается любое административное действие, поэтому так важно знать все тонкости его оформления.

Правила оформления приказов в делопроизводстве

Большинство компаний, вне зависимости от области деятельности и формы собственности, издает внушительное количество организационно-распорядительной документации. Приказ является одним из основных ее представителей. Правила оформления приказов в небольших компаниях зачастую возлагают ответственность за составление подобных актов на одного человека.

Если же предприятие обладает сложной структурой, большим штатом и разветвленной системой управления, может понадобиться разделение ответственности между разными службами.

Виды приказов и правила их оформления

Согласно практическим правилам современного делопроизводства, в организационно-распорядительной деятельности выделяют три основных вида распоряжений, каждое из которых отличается своими тонкостями оформления:

  • По личному составу

Эта группа предназначена для документирования трудовых отношения работодателя и его сотрудников. Правила их оформления определены на законодательном уровне.

Унифицированные формы этих документов разрабатываются по постановлениям Правительства РФ и утверждаются органами статистики.

Данный вид документации сопровождает такие кадровые процессы как прием на работу, изменение должности, предоставление отпуска, поощрение или наложение взыскания, направление в командировку, увольнение.

  • По административно-хозяйственной деятельности

К этому виду принадлежат документы, касающиеся правил внутреннего распорядка, эксплуатации помещений и зданий, внутренней связи, транспортного обслуживания и охраны. Их задача — поддерживать организацию в работоспособном состоянии, позволяют оперативно решать текущие вопросы.

Данная группа отражает административные решения руководства компании, реализует вертикальные принципы управления объектами. Тематика подобных документов определяется организационно-правовой формой компании и спецификой ее деятельности. В основном они затрагивают вопросы производственной деятельности, планирования, финансирования, реализации продуктов, внешнеэкономических связей и т.д.

Скачайте документы по теме:

Правила оформления приказов: нормативная база делопроизводства

В настоящее время в действующем законодательстве не определена единая унифицированная форма этого вида организационно-распорядительной документации. Правила ее оформления регламентируются лишь рядом нормативных документов: госстандартами и методическими рекомендациями.

Часть из них носит исключительно рекомендательный характер и дает работодателю право самостоятельно разрабатывать и утверждать форму данного акта в собственном делопроизводстве. Это позволяет учесть специфику деятельности компании и ее организационной структуры, оптимизировать делопроизводственные процессы, исходя из потребностей организации.

Разработанные в учреждении правила оформления необходимо закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству.

Среди нормативных актов, регламентирующих правила подготовки распоряжений можно выделить:

  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • Методические рекомендации по внедрению данного государственного стандарта;

Справка

Приказ: правила оформления

Действующая нормативная база по делопроизводству содержит ряд рекомендаций по оформлению приказов. Однако правила их подготовки в конечно счете определяются делопроизводителем самостоятельно. Обязательным считается лишь состав реквизитов, придающих документу юридическую силу. В принятый перечень реквизитов входят:

  1. полное наименование компании согласно действующему уставу;
  2. организационно-правовая форма;
  3. место составления или издания;
  4. регистрационный номер, указанный в журнале регистрации;
  5. наименование вида документа;
  6. заголовок;
  7. текст;
  8. дата создания;
  9. дата подписания
  10. подпись руководителя с расшифровкой;
  11. отметки о наличии приложений;

Структура приказа

Правила оформления приказа, утвержденные локальным нормативным актом, могут содержать требования к его структуре. В документе принято выделять две основные части, каждая из которых выполняет определенные функции:

Обосновывает распорядительные действия, предусмотренные акте.

Обоснованием для поручений может служить необходимость реализации целей и поставленных перед компанией задач, внутренний нормативный акт, решения вышестоящих административных подразделений или коллективных органов управления (совета директоров), нормативные акты государственного или муниципального уровня. Эта часть служит пояснением к основному тексту и обосновывает принятое управленческое решение.

Констатирующая преамбула может быть опущена в случае, если административное решение не нуждается в дополнительных пояснениях.

Содержит конкретные поручения руководства, которые строятся по принципу: “кому?”, “что?” и “когда?” необходимо сделать.

Оформление этой части начинается со слова “ПРИКАЗЫВАЮ”, которое располагается на отдельной строке и набирается прописными буквами.

Таким образом, распорядительная часть содержит сведения о поручениях руководителя, должностях и фамилиях исполнителей, необходимых сроках выполнения. Сроки не указываются, если распоряжение носит регулярный характер.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210919-qqq-17-m5-pravila-oformleniya-prikazov

Что такое приказы по основной деятельности

Приказ — это основной распорядительный документ предприятия. В номенклатуре дел организации издание таких распоряжений, как правило, разделяется на две большие группы: приказы по основной деятельности и по личному составу. Рассмотрим первую группу.

Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п.

Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением.

В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.

Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

Приказы по основной деятельности — это какие

Часто у делопроизводителей возникают сложности с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу.

Основной принцип следующий: если документом регулируются трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.

п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.

Приведем далеко не полный перечень приказов по основной деятельности. К ним относятся следующие распоряжения:

  • о вступлении в должность руководителя;
  • о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера;
  • о назначении временно исполняющего обязанности руководителя;
  • о наделении правом подписи;
  • о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
  • о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства компании-аутсорсеру;
  • о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
  • об утверждении штатного расписания;
  • о создании обособленного подразделения;
  • о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
  • о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
  • об обеспечении охраны коммерческой тайны;
  • об использовании мобильной связи;
  • об утверждении перечня материально ответственных лиц;
  • о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
  • об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
  • о графике работы организации в майские праздники;
  • об организации расследования несчастного случая.

Как оформляется

Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003. В этом документе указаны состав реквизитов и требования к их оформлению. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

Читайте также  Оформление резидентского разрешения на парковку

В тексте обычно указываются следующие:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата и регистрационный номер;
  • тема;
  • текст приказа;
  • место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;
  • отметка об исполнителе;
  • место для виз согласования, если это необходимо.

Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.

Реестр изданных приказов

Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет.

Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают свой номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал.

Если в компании введено разделение распоряжений на группы, то лучше сразу регистрировать и хранить их отдельно. Это позволит в конце года не тратить дополнительные усилия на классификацию документов в соответствии с их сроками хранения.

Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл же его сводится к тому, чтобы там можно было фиксировать следующие сведения:

  • регистрационный номер;
  • дату подписания приказа;
  • наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
  • данные лица, ответственного за подготовку проекта распоряжения (исполнителя);
  • отметку об исполнении;
  • примечания, если таковые имеются.

Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново.

О наделении правом подписи

Источник: http://ppt.ru/forms/dokumetooborot/prikazi-po-vidam-deyt

Делопроизводство виды приказов — Ваше право

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

  • по оформлению личных дел сотрудников;
  • внесению записей в трудовые книжки;
  • формированию должностных инструкций;
  • подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
  • разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
  • работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.
  • Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

    При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).

    Что значит присвоить номер приказу

    Присвоить номер приказу — значит:

  • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.
  • Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;
  • ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

  • в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.
  • Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

    Как присвоить номер приказу

    Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

    Расшифровка номера приказа следующая:

  • цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
  • буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.
  • В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

    Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

    Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

    ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

    К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

    Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

    Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

    Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

    Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

    nalog-nalog.ru

    И снова о приказах

    Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.

    Три вида приказов

    Наш словарик

    Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации[1].

    Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

    Источник: http://lubnitsa.ru/deloproizvodstvo-vidy-prikazov/

    Как правильно подготовить приказ и распоряжение

    Приказ или распоряжение?

    Приказ — это организационно-распорядительный документ, которым оформляются решения нормативно-распорядительного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.

    Приказ является основным распорядительным документом организации и подписывается руководителем или лицом его заменяющим.

    Распоряжение отличается от приказа тем, что в нем рассматриваются более узкие вопросы оперативного характера, и оно имеет ограниченный срок действия (хозяйственные вопросы, вопросы информационно-методического характера).

    Распоряжение может подписываться заместителем руководителя.

    Как оформить приказ или распоряжение?

    Приказы и распоряжения оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003.

    В бланк приказа или распоряжения входят:

    — наименование организации,

    — сокращенное наименование организации (в скобках),

    — слово «ПРИКАЗ»,

    — дата,

    — номер,

    — город (место издания приказа).

    Как отменить приказ?

    Если приказ (распоряжение) отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами «Отменить…» и указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа.

    ПРИКАЗЫВАЮ:

    1. Отменить приказ № 116 от 02.03.2014 «О внесении изменений в приказ № 114 от 26.02.2014»

    2. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Г. Д. Барановича.

    Если приказ (распоряжение) предполагается ввести в действие не с момента его издания, необходимо указать срок введения его в действие.

    Ввести в действие настоящий приказ с 01.04.2014.

    Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

    Контроль за исполнением приказа возложить на М. Р. Богачеву.

    Контроль за исполнением документов>>

    Визы согласования оформляются на оборотной стороне последнего листа приказа (распоряжения) согласно компетенции отделов и вопросам, затронутым в приказе. Если приказ затрагивает финансовые вопросы, то обязательна виза финансового отдела. Если кадровые, то нужна виза отдела кадров. Если для приказа требуется правовая экспертиза, то его визирует юридический отдел.

    Порядок согласования документов>>

    Приложения к приказу указываются только в тексте приказа и не оформляются отдельно как в письмах.

    Назначить членов комиcсии по уничтожению документов согласно приложению 1 к настоящему приказу.

    Когда приказ (распоряжение) подготовлен (о)и собраны все визы, его подписывает руководитель (заместитель). После этого документ нужно зарегистрировать. После присвоения номера ваш приказ или распоряжение можно считать введенным в действие.

    Читайте также  Оформление дарения дома и земельного участка родственнику

    Образец приказа>>

    Образец распоряжения>>

    Как правильно сделать выписку из приказа>>

    «,»author»:»ÐÐ²Ñ‚ор: Инна»,»date_published»:»2013-01-06T00:00:00.000Z»,»lead_image_url»:»http://3.bp.blogspot.com/-yIfY9nNfVqA/VLajMrv1VpI/AAAAAAAAAYM/vrTUY23P5S0/w1200-h630-p-k-no-nu/%D0%BF%D1%80%D0%B8%D0%BA%D0%B0%D0%B7.jpg»,»dek»:null,»next_page_url»:null,»url»:»http://www.docdelo.ru/2013/11/blog-post_6.html»,»domain»:»www.docdelo.ru»,»excerpt»:»ÐšÐ°Ðº правильно составить и оформить приказ и распоряжение? Особенности составления распорядительных документов. Образец приказа, образец распоряжения на docdelo.ru»,»word_count»:725,»direction»:»ltr»,»total_pages»:1,»rendered_pages»:1}

    Источник: http://www.docdelo.ru/2013/11/blog-post_6.html

    Приказ. Делопроизводство

    Приказ — правовой акт, издаваемый единоначально первым руководителем организации.

    К примеру, в акционерном обществе ϶ᴛᴏ генеральный директор, на предприятии — директор, в медицинском учреждении главный врач, в высшем учебном заведении — ректор.

    Стоит сказать, что каждый руководитель издает два вида приказов:

    • по основной деятельности;
    • по личному составу.

    Приказы по основной деятельности

    Приказы по основной деятельности издаются для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, по всем вопросам руководства ее текущей деятельностью. Эти приказы называют инициативными. Но приказы могут издаваться и во исполнение законодательных актов, нормативных правовых актов и распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти, вышестоящих организаций.

    Приказы по основной деятельности оформляются на бланке ϶ᴛᴏго вида документа в текстовой форме.

    Пример оформления приказа

    Приказы по личному составу

    Приказы по личному составу издаются для документирования трудовых отношений работника и работодателя или служащих и нанимателя. Эти приказы издаются при приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении работника, наложении на него дисциплинарного взыскания или увольнения с работы.

    Приказы по личному составу в основном оформляются в унифицированных формах, утвержденных органами статистики и подготовленными по постановлению Правительства Российской Федерации.

    Отметим, что текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:

    • констатирующей (вводной);
    • распорядительной.

    Констатирующая часть

    В случае если приказ издается по инициативе руководителя, то в констатирующей части излагаются цели и задачи управленческих действий, предписываемых приказом, т.е. дается объяснение необходимости издания приказа.

    В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов, Правительства Российской Федерации, правительства субъекта Российской Федерации, федерального органа исполнительной власти, иных органов управления, в констатирующей части указывают вид документа, организацию-автора, номер, дату и заголовок ϶ᴛᴏго документа. Например: Во исполнение приказа Федерального агентства по образованию от 16.11.2009 Ne 109 «Об отчетах по выполнению учебных планов».

    Распорядительная часть

    Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», кᴏᴛᴏᴩое печатается прописными буквами с новой строки без абзаца.

    Отметим, что текст приказа делится на пункты, кᴏᴛᴏᴩые нумеруются арабскими цифрами. Отметим, что каждый пункт приказа может содержать различные по характеру исполнения действия. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, создать, организовать и т. д.).

    Стоит сказать, что каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя — определенного должностного лица или целого структурного подразделения.

    Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один общий пункт для всех предписываемых действий.

    В отдельном пункте приказа называются лица> на кᴏᴛᴏᴩых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на…».

    В практике управления часто встречаются случаи, когда издаваемый приказ отменяет ранее изданный или его отдельные пункты. В ϶ᴛᴏм случае в текст крайне важно включать пункт следующего содержания: «Приказ «О….» от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». В случае если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то используется стандартная формулировка:

    «Пункты 2, 5, приказа «О….» от 00.00.00 Ко 00 считать утратившими силу (отмененными)».

    В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой (юрисконсультом), кᴏᴛᴏᴩая, визируя проект документа, проверяет его ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙие действующим законодательным нормативным, правовым и распорядительным актам. Контроль правильности оформления приказов будет обязанностью службы делопроизводства.

    Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа будет дата его подписания). Регистрация приказов проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года итрадиционно состоят из порядковых номеров.

    Все приказы (подлинные экземпляры) формируются делопроизводственной службой в дело, например «Приказы Генерального директора по основной деятельности». Внутри дела приказы систематизируются по номерам и хронологии.

    Источник: http://xn--80aatn3b3a4e.xn--p1ai/book/3745/308285/%D0%9F%D1%80%D0%B8%D0%BA%D0%B0%D0%B7.html

    Приказы по основной деятельности – как правильно составить

    Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно. Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства. С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов». Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться.

    Для оформления решения нормативно-распорядительного характера необходимо составить приказ.

    Проекты приказов по основной деятельности готовят специалисты подразделений организации в пределах своей компетенции по поручению руководства или в инициативном порядке. Но помните, инициатива у нас наказуема (шутка).

    При этом ответственность за качественную подготовку проекта приказа ложится на начальника этого структурного подразделения, а правильность оформления приказов – на службу делопроизводства.

    Бланк приказа

    Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы. Очень хорошо, если применяемый бланк приказа в организации установлен в вашей инструкции по делопроизводству. Посмотрите по ссылке приведенный образец бланка приказа. Он включает все обязательные реквизиты, измените только на данные своей организации.

    Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм. Согласно правилам деловой переписки бланк письма имеет аналогичные размеры. Если текст приказа большой, то их нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.

    Оформление приказов

    Заголовок к тексту
    Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок, который выравнивается по центру листа. Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д.

    Изложение основания приказа
    Обычно текст начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула). Распространенные варианты начала – «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.п.

    В случае необходимости оформляется ссылка на документ-основание в следующем порядке: вид документа + автор + дата + номер + название. Смотрите образец составления – В соответствии с приказом Министерства культуры от 31.12.2013 № 2211 «…заголовок документа».

    В приказах завершает преамбулу слово п р и к а з ы в а ю, лучше его указывать в р а з р я д к у и не переходить на новую строку (смотрите образцы приказов). Эта фишка из инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти. Но если в вашей организации принято слово

    ПРИКАЗЫВАЮ:

    печатать заглавными буквами с новой строки без разрядки (как показано здесь), то такой вариант тоже допустим.

    Распорядительная частьВ текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий. Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения.

    Действия в распорядительной части удобно делить на пункты (но это не обязательно).

    В качестве исполнителей поручений могут фигурировать как структурные подразделения, так и конкретные люди. При необходимости определяют сроки исполнения. Сроки не устанавливают для поручений регулярного или нормативного характера. В последнем пункте можно указать на кого возложен контроль за исполнением приказа (но это тоже не обязательно).

    Когда предполагается ввести в действие приказ по основной деятельности не с момента его издания, то надо указать срок его введения.

    В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …». Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит лист рассылки произвольной формы (т.е.

    его можно изменять как угодно), где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить. Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе.

    Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания.

    Можно сделать все менее формально. В организации люди часто не возражают ставить отметку об ознакомлении с приказом и без листа рассылки.
     

     
    Как оформить приложение
    Отдельные массивы информации из-за их большого объема обычно оформляют в виде отдельных приложений к приказам по основной деятельности. Например, утверждаемые приказом другие документы (инструкции, положения, графики, схемы, штатные расписания и т.д.).

    Если приложений несколько, то их в тексте приказа нумеруют. Например, «Утвердить порядок приема–передачи, учета и списания основных средств (приложение № 4)».

    Читайте также  Сроки оформления наследства после вступления в наследство

    Непосредственно на первом листе приложения в правом его верхнем углу оформляют отметку по следующему образцу:

    Приложение № 4к приказу ООО «Буйвол»

    от 16.01.2014 № 12

    Как правильно оформить приказ об отмене другого приказа или его изменении читайте в другой статье. Там же будут образцы составления таких приказов.

    Если требуется сделать выписку из приказа, тогда посмотрите пример по ссылке в этой статье.

    Думаю на сегодня достаточно информации об оформлении приказов. Что еще по данной теме? Далее можно будет почитать о согласовании и регистрации приказов по основной деятельности – это обязательные этапы.

    Евгения Полоса

    *** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

    К записи 216 комментариев

    Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/oformlenie-dokumentov/prikazy-po-osnovnoi-deyatelnosti.html

    Как правильно составить приказ делопроизводство

    При этом при составлении документа важно придерживаться некоторых норм делопроизводства, касающихся распорядительной документации. В частности:

    1. Распоряжению обязательно следует
      • присвоить номер,
      • поставить дату его создания,
      • написать наименование организации.
    2. Далее в документе нужно указать
      • обоснование или основание для его формирования,
      • обозначить работника или группу работников, в отношении которых издается распоряжении (с указанием их должностей, имен и отчеств),
      • задачи, которые перед ними стоят,
      • сроки их решения.
    3. Также необходимо назначить ответственное за выполнение распоряжения лицо (автор документа может оставить это право за собой).

    Если к бланку прикладываются какие-то дополнительные бумаги, их наличие следует отметить в тексте отдельным пунктом.

    Внимание

    Констатирующая часть может начинаться словами «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…». Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии ответственных должностных лиц и сроки исполнения. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления.

    В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит наименование организации – автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

    Приказ

    Специалисты по управлению считают, что эффективность работы предприятия на 75% зависит от формализованного администрирования, т. е. от умения грамотно составлять инструкции, приказы и контролировать их исполнение.

    Для того чтобы приказ был действенным, он должен содержать как минимум три основных элемента по каждому пункту приказа, а именно: что надо сделать, за какое время и кто из сотрудников за это отвечает.

    Большинство руководителей не придерживаются данных прописных истин, поэтому часто в приказах отсутствует то срок исполнения, то исполнитель.

    В одной туристической фирме на обозрение сотрудников и клиентов был выставлен приказ: «Для улучшения обслуживания клиентов приказываем выполнять все этапы качественно». Руководитель другой фирмы, побывав за границей, решил ввести правила одежды на работе в соответствии с западными стандартами.

    Отметим, что текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:

    • констатирующей (вводной);
    • распорядительной.

    Констатирующая часть В случае если приказ издается по инициативе руководителя, то в констатирующей части излагаются цели и задачи управленческих действий, предписываемых приказом, т.е. дается объяснение необходимости издания приказа.

    В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов, Правительства Российской Федерации, правительства субъекта Российской Федерации, федерального органа исполнительной власти, иных органов управления, в констатирующей части указывают вид документа, организацию-автора, номер, дату и заголовок ϶ᴛᴏго документа.

    Например: Во исполнение приказа Федерального агентства по образованию от 16.11.2009 Ne 109 «Об отчетах по выполнению учебных планов».

    Приказы по основной деятельности – как правильно составить

    С приказа начинается любое управленческое действие. Приказ – некий распорядительный документ, который подобен выстрелу из стартового пистолета.

    Издается он с целью решения управленческих, административных задач организации или ее подразделения. Приказ является стандартным документом, поэтому имеет четко регламентируемую структуру, правила оформления согласно ГОСТу Р 6.30-2003.

    1
    2 Для составления приказа нужен специальный бланк учреждения установленной формы.

    Делопроизводство правильно оформить приказ

    Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях разрешения производственных задач. В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

    Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.).

    Образец написания приказа: как правильно составить

    Приказ за его подписью звучал так: «Для повышения культуры труда обязываю всех сотрудников придерживаться корпоративного стиля одежды». Но это требование руководителя осталось без ответа.

    Во-первых, сотрудникам никто не объяснил, что считает руководитель «корпоративным стилем одежды». Во-вторых, в приказе не оговариваются сроки перехода на данный стиль и ответственное лицо, следящее за исполнением.

    Различают три вида приказа:

    • приказ по административно-хозяйственным вопросам;
    • приказ по основной деятельности;
    • приказ по личному составу.

    Приказ по основной деятельности Рассмотрим методику составления приказа по основной деятельности. Приказы по основной деятельности являются правовыми нормативными актами, реализующими управляемость объектов сверху вниз, т. е. от управляющего органа к управляемому.

    Образец распоряжения руководителя

    В текст приказа не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. «. Должностные лица необходимо перечислить в списке лиц на ознакомление, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Приказы регистрируют по группам в пределах календарного года (1 января – 31 декабря):

    1. Приказы по основной деятельности.
    2. Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, предоставлении отпуска без оплаты либо по уходу).
    3. Приказы по личному составу (о предоставлении очередного отпуска, учебного отпуска, направлении в командировку, наложении взыскания, дежурствах).
    4. Приказы по административно-хозяйственным вопросам.

    Приказы по движению обучающихся и воспитанников регистрируются порядковой нумерацией в пределах учебного года (1 сентября – 31 августа). Допускается дополнять номер приказа буквенным индексом.

    Оформление приказа

    Весь приказ или его отдельные пункты могут иметь документы – приложения. В таком случае в соответствующих пунктах приказа делается ссылка. Когда приложение оформляется к приказу в целом, то после окончания последнего пункта, отступив 2–3 интервала, печатают слово «Приложение» (без кавычек).

    Отметка о наличии приложений оформляется следующим образом. Если в тексте документа приложение упомянуто, но не названо, отметка включает наименование документа. Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать.

    Документы, которые являются приложениями к другим документам, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку «Приложение» и сведения о наименовании, номере, дате и др. реквизитах основного документа.

    При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер – Приложение № 1, Приложение № 2 и т. д.

    Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

    • наименование организации — автора документа;
    • наименование вида документа — «Приказ»;
    • дата, номер;
    • место издания, заголовок к тексту;
    • текст;
    • подпись;
    • визы согласования;
    • отметка об ознакомлении с приказом работника;
    • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

    Нумеруются приказы в течение календарного года. Номер (индекс) пишут с буквой «к», что значит приказ по кадрам, или л/с (приказ по личному составу), возможны и другие буквенные обозначения. Главное, помнить — приказы с разными сроками хранения не могут формироваться в одно дело.

    Источник: http://1privilege.ru/kak-pravilno-sostavit-prikaz-deloproizvodstvo/

    Понравилась статья? Поделить с друзьями: